Datenschutz-Folgenabschätzung (DPIA)

gemäß Art. 35 DSGVO und Art. 26 EU AI Act · Version 1.0 · Stand: März 2026

1. Allgemeine Angaben

Verantwortlicher	Riegel Advisory GmbH, Orleansstraße 34, 81677 München
Kontakt	joachim@riegel-advisory.de · +49 172 8664051
System	KI-gestütztes Projektmanagement-Tool (SaaS, Self-Hosted)
KI-Anbieter	Anthropic PBC — Claude API (Modelle: Claude Sonnet 4.6, Claude Haiku 4.5)
Risikoklassifikation	Begrenztes Risiko (Limited Risk) nach EU AI Act Art. 50 — Entscheidungsunterstützungssystem, keine autonomen Entscheidungen

2. Beschreibung der Verarbeitung

Die Plattform nutzt künstliche Intelligenz als Beratungsschicht für das Projektmanagement. KI-Ergebnisse sind immer Empfehlungen — alle Entscheidungen werden von Menschen getroffen.

KI-Agent	Zweck	Output
Priorisierung	Aufgaben nach Dringlichkeit und Wirkung bewerten	Score (0–100) mit Top-3 Faktoren
Risikoerkennung	Projektrisiken frühzeitig identifizieren	Signale mit Schweregrad, Erklärung, Evidenz
Empfehlungen	Konkrete Handlungsvorschläge generieren	Empfehlung mit Rationale, Konfidenz, Aktionsplan
Dokument-Parsing	Projektdokumente strukturiert extrahieren	Strukturierte Projektdaten (Aufgaben, Ziele, Risiken)
Aufgabengenerierung	Aus Impulsen und Wiki-Seiten Aufgaben ableiten	Aufgabenvorschläge zur manuellen Übernahme

3. Datenflüsse

An Anthropic Claude übermittelt (anonymisiert):

Aufgaben-Titel, Status, Fälligkeiten, Aufwandsschätzungen
Outcome-Titel, Typen, Gewichtungen, Konfidenz
Projektmetadaten (Name, Dynamiken, Erfolgsfaktoren)
Abhängigkeiten, Blocker, Dienstleister-Kritikalität

Nicht an Anthropic übermittelt:

Keine Benutzernamen oder Klarnamen
Keine E-Mail-Adressen
Keine User-IDs oder Session-Daten
Keine Passwörter oder Authentifizierungsdaten

Speicherorte:

Datenbank: Supabase (PostgreSQL) — AWS eu-central-1, Frankfurt am Main
Webhosting: Vercel — EU, Frankfurt am Main
KI-Verarbeitung: Anthropic API — Daten werden laut Anthropic nicht für Modelltraining verwendet
Server-Logs: Werden nach 30 Tagen gelöscht

4. Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Die KI-Verarbeitung ist Teil der vertraglich geschuldeten Dienstleistung (Projektmanagement mit KI-Unterstützung).
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Berechtigtes Interesse an der Verbesserung von Projektentscheidungen durch datengestützte Empfehlungen. Die Verarbeitung ist verhältnismäßig, da keine personenbezogenen Daten an die KI übermittelt werden.

5. Risikobewertung

Risiko	Eintritt	Schwere	Maßnahme
KI-Fehlpriorisierung führt zu falscher Ressourcenallokation	Mittel	Niedrig	Human-in-the-Loop: Alle KI-Scores sind Vorschläge. Nutzer setzen eigene Prioritäten. Top-3 Erklärfaktoren machen Bewertung nachvollziehbar.
Datenleck von Projektdaten an Dritte über Anthropic API	Niedrig	Mittel	Keine PII übermittelt. Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) mit Anthropic. Anthropic nutzt API-Daten nicht für Modelltraining.
Cross-Organisation Datenzugriff durch fehlerhafte Mandantentrennung	Niedrig	Hoch	Defense-in-Depth: Row Level Security (RLS) auf Datenbankebene PLUS explizite organization_id-Filter auf Anwendungsebene in allen Queries.
Mangelnde Transparenz: Nutzer erkennen KI-Outputs nicht als solche	Niedrig	Mittel	„KI-generiert“-Labels an allen KI-Outputs. Konfidenzwerte. Modellversion sichtbar. Erklärfaktoren bei jedem Score.
Fehlende Nachvollziehbarkeit von KI-Entscheidungen bei Audit	Niedrig	Mittel	Immutables Event-Log mit Modell, Tokens, Zeitstempel. Decision-Logs mit Akzeptanz/Ablehnung + Pflichtbegründung. Audit-Export (CSV/JSON) für externe Prüfer.
Abhängigkeit von externem KI-Anbieter (Vendor Lock-in, Ausfall)	Mittel	Niedrig	KI ist Beratungsschicht, nicht Kernfunktion. Plattform funktioniert vollständig ohne KI. Retry-Logik mit Exponential Backoff. Ergebnis-Cache (4h TTL) reduziert API-Abhängigkeit.
Prompt Injection: Manipulation der KI durch eingeschleuste Anweisungen	Niedrig	Niedrig	Prompts sind admin-kontrolliert, nicht nutzergeneriert. Projektdaten sind vertrauenswürdig (eigene Organisation). KI schreibt nie direkt in den Systemzustand.

6. Technische Schutzmaßnahmen

PII-Anonymisierung

Benutzernamen, E-Mail-Adressen und User-IDs werden vor der Übermittlung an die KI entfernt. Aufgaben werden mit anonymen Short-IDs (T01, T02…) referenziert.

Human-in-the-Loop

Alle KI-Outputs sind Empfehlungen. Kein KI-Agent kann den Systemzustand direkt ändern. Jede Änderung erfordert eine explizite menschliche Entscheidung (Annehmen/Ablehnen).

Erklärbarkeit

Jeder KI-Score enthält die Top-3 Einflussfaktoren. Empfehlungen enthalten eine Rationale und einen Konfidenzwert (0–100%). Risikosignale enthalten Erklärung und Evidenz.

Audit-Trail

Immutables Event-Log dokumentiert jeden KI-Aufruf (Modell, Token-Verbrauch, Zeitstempel). Decision-Logs protokollieren jede menschliche Entscheidung mit Pflichtbegründung bei Ablehnungen. Audit-Export als CSV/JSON verfügbar.

KI-Opt-Out

Organisationen können alle KI-Funktionen vollständig deaktivieren. Bei deaktivierter KI werden alle AI-API-Aufrufe mit 403 blockiert — auch für Super-Admins.

Mandantentrennung

Row Level Security (RLS) auf PostgreSQL-Ebene stellt sicher, dass Organisationen nur eigene Daten sehen. Zusätzlich explizite organization_id-Filter auf Anwendungsebene (Defense-in-Depth).

Rate-Limiting

Maximal 10 KI-Anfragen pro Minute pro Benutzer. Sliding-Window-Algorithmus mit automatischer Bereinigung. Retry-After-Header bei Überschreitung.

Fehlerbehandlung

Fehlermeldungen an Benutzer enthalten keine internen Systemdetails (keine Stack-Traces, keine rohen Datenbankfehler, keine KI-Modell-Interna). Detaillierte Fehler werden nur server-seitig protokolliert.

7. Organisatorische Maßnahmen

Rollenbasierte KI-Berechtigungen: Systemrollen (Team, Projektmanager, Portfolio, C-Level) definieren, welche KI-Operationen ein Benutzer auslösen darf. Berechtigungen werden von Administratoren vergeben.
Prompt-Versionierung: KI-Prompts werden versioniert in der Datenbank gespeichert. Nur Super-Admins können Prompts ändern. Jede Änderung ist mit Autor und Zeitstempel dokumentiert. Rollback auf vorherige Versionen ist möglich.
Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA): Mit Anthropic PBC besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Anthropic verpflichtet sich, API-Daten nicht für eigenes Modelltraining zu verwenden.
Datenminimierung: An die KI werden nur die für die Analyse notwendigen Projektdaten übermittelt. Abgeschlossene und stornierte Aufgaben werden herausgefiltert. Ergebnis-Caching (4h TTL) reduziert unnötige API-Aufrufe.
Transparenz-Kennzeichnung: Alle KI-generierten Inhalte sind im UI mit einem „KI-generiert“-Badge gekennzeichnet. Die verwendete Modellversion ist sichtbar.

8. Betroffenenrechte

Da keine personenbezogenen Daten an die KI übermittelt werden, betrifft die KI-Verarbeitung die Betroffenenrechte nur mittelbar. Folgende Rechte werden dennoch gewährleistet:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Betroffene können Auskunft über die über sie gespeicherten Daten und die KI-Verarbeitungsprozesse verlangen.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Organisationen können die KI-Verarbeitung jederzeit vollständig deaktivieren (Opt-Out).
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Projektdaten können auf Anfrage gelöscht werden. Audit-Logs werden für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist aufbewahrt.
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Der Audit-Export ermöglicht den Export aller KI-bezogenen Daten in maschinenlesbaren Formaten (CSV, JSON).
Recht auf menschliche Überprüfung (Art. 22 DSGVO): Gewährleistet durch das Human-in-the-Loop-Prinzip — KI trifft keine automatisierten Einzelentscheidungen.

9. Ergebnis der Bewertung

Gesamtrisiko: Niedrig bis Mittel

Die identifizierten Risiken werden durch umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen auf ein akzeptables Niveau reduziert.

Wesentliche Risikomitigationsfaktoren:

Keine personenbezogenen Daten in der KI-Verarbeitung
Konsequentes Human-in-the-Loop-Prinzip
Vollständige Erklärbarkeit aller KI-Outputs
Lückenloser Audit-Trail mit Pflichtbegründungen
Organisations-weiter Opt-Out jederzeit möglich
EU-Datenresidenz (Frankfurt am Main)
Defense-in-Depth bei der Mandantentrennung

Empfehlung: Die Verarbeitung kann unter den beschriebenen Maßnahmen fortgeführt werden. Eine erneute Bewertung ist bei wesentlichen Änderungen an den KI-Agenten, dem KI-Anbieter oder den Datenflüssen durchzuführen.

10. Verantwortlich

Erstellt von

Joachim Riegel, Geschäftsführer

Datenschutzbeauftragter

[bitte ergänzen, falls bestellt]

Nächste Überprüfung

Spätestens März 2027 oder bei wesentlichen Systemänderungen

Zuständige Aufsichtsbehörde

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach
www.lda.bayern.de